Штабной или центральный отдел планирования на предприятии

1.1.1. Штабной или центральный отдел планирования на предприятии

Эти отделы обслуживают прежде всего высшее руководство предприятия, а также руководителей других подразделений при осуществлении ими плановой и контрольной деятельности.

В то время как штабной отдел планирования на предприятии выполняет исключительно задачи консультационного характера, центральный отдел планирования обладает также директивными полномочиями.

Такие централизованные службы планирования на предприятии наряду с разработкой и дальнейшим совершенствованием системы ПиК могут выполнять перечисленные ниже задачи:

(1) Формальные задачи:

• распределение обязанностей - определяется, кто из руководителей и (или) их помощников должен заниматься в советах (конференциях) по планированию и контролю разработкой, утверждением, доведением до исполнителей и контролем за реализацией планов в рамках генерального целевого, стратегического и оперативного планирования, а также сводного планирования результата и финансов на уровне всего предприятия;
• составление графика проведения конференций по планированию и контролю и определение сроков проведения необходимых подготовительных работ;
• установление формальных требований к планово-контрольной Документации. Очевидно, что часть названных задач можно решить только во взаимодействии с соответствующими руководителями.

Формальные требования фиксируются во внутрифирменных справочниках, или регламентах по планированию и контролю в форме плановых директив и планов-графиков.

(2) Содержательные задачи:

Поддержка руководителей и их помощников при подготовке и проведении работ по составлению планов и их контролю.

В качестве единой информационной базы центральный отдел планирования на предприятии представляет материалы по анализу и прогнозам динамики состояния внешней среды, а также по анализу деятельности предприятия. Чтобы облегчить процесс составления планов для высших руководителей предприятия и отделений, можно сформулировать предварительные цели. Руководители и другие работники служб управления могут в случае возникновения сложных проблем при планировании, например при оценке альтернативных проектов планов, прибегнуть к помощи внешних консультантов. Текущий контроль за ходом реализации планов и представление данных об отклонениях осуществляются централизованно. Однако ни в коем случае не следует отстранять руководителей верхнего уровня и их помощников на самом предприятии и в его подразделениях от составления текущих планов и тем более от их согласования, анализа причин отклонений и разработки предложений по корректировке планов и поручать эти работы только сотрудникам центрального отдела планирования. Разработка, согласование и доведение планов до исполнителей - задачи линейных и (или) ключевых и координирующих подразделений; вспомогательный управленческий персонал только оказывает поддержку при разработке и контроле планов. Причем стратегические планы, в первую очередь имеющие высокую степень конфиденциальности (например, если есть потенциальна возможность приобретения доли какого-либо предприятия), разрабатываются исключительно в центральном отделе планирования, который в зависимости от поставленной задачи привлекает специалистов из других подразделений.

Подготовка генеральных целевых планов и стратегических решений для высшего руководства есть ключевая содержательная задача, стоящая перед лучшими специалистами центрального отдела планирования. При этом предполагается, что такие специалисты, кроме прочего, знают основные разделы общефирменного плана, составленного в рамках системы скользящего планирования.

Координация разделов плана и разработка сводного плана.

Обязательно содержательное согласование разделов плана на конференциях по планированию и составление сводного плана, как правило, путем проведения нескольких плановых циклов, частично на основе моделирования при помощи ЭВМ.

Поскольку все объемные и временные планы, для того чтобы быть оцененными с точки зрения финансовых результатов, принимают форму планов издержек, выручки и при необходимости имущества (средств), а ключевые монетарные показатели приводятся в сводных общефирменных планах калькуляционного и балансового результата, координация этих разделов плана, а также связанного с ними контроля неизбежно осуществляется в рамках общефирменного планирования результата (прибыли). Все эти или только некоторые задачи центрального отдела планирования на предприятии могут быть возложены и на отдел контроллинга.